Un cliente te llama extrañado porque le ha llegado una factura tuya con otro número de cuenta. O tu bandeja de salida tiene cientos de mensajes que nadie ha enviado. O, sencillamente, ya no puedes entrar a tu correo.
Si te suena, es muy probable que alguien haya entrado en tu cuenta. Es uno de los problemas que más vemos en pymes de Madrid, y casi siempre empieza igual: un correo que parecía de Microsoft, de un banco o de un proveedor, y alguien que puso su contraseña donde no debía. Lo importante ahora es cómo reaccionas en la primera hora.
1. Cambia la contraseña desde otro dispositivo
No lo hagas desde el ordenador donde sospechas que está el problema, porque si tiene un programa espía, el atacante verá también la contraseña nueva. Usa el móvil u otro ordenador y pon una contraseña larga que no uses en ningún otro sitio.
Si ya no puedes entrar, llama a quien lleve vuestra informática para que recupere la cuenta desde la administración de Microsoft 365 o Google Workspace.
2. Cierra todas las sesiones abiertas
Cambiar la contraseña no siempre echa al intruso si ya tiene una sesión abierta. Tanto Microsoft 365 como Google permiten cerrar la sesión en todos los dispositivos. Hazlo justo después del cambio.
3. Revisa las reglas del correo
Es el paso que casi todo el mundo olvida. Los atacantes suelen crear reglas ocultas para:
- reenviar una copia de todo tu correo a una cuenta suya,
- mover a la papelera las respuestas de tus clientes para que no te enteres de nada.
En Outlook en la web está en Configuración › Correo › Reglas. Borra cualquier regla que no hayas creado tú. Revisa también si hay un reenvío automático activado.
4. Avisa a tus clientes y proveedores
Si se han enviado correos en tu nombre, avisa por teléfono o desde otra cuenta a quienes puedan haberlos recibido, sobre todo si hay facturas o cambios de cuenta bancaria de por medio. Una llamada a tiempo puede evitar que un cliente pague una factura falsa.
5. Activa la verificación en dos pasos
Es lo que más protege y menos cuesta. Aunque alguien consiga tu contraseña, sin tu móvil no podrá entrar. Actívala primero en tu cuenta y después en la de toda la plantilla, empezando por quien maneja facturas y pagos.
6. Valora si tienes que comunicarlo
Si el atacante ha podido ver datos personales de clientes o empleados, el RGPD te obliga a comunicarlo a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo de 72 horas, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para esas personas. Si tienes dudas, consúltalo con tu asesor.
Si necesitas orientación en ese momento, el 017 es la línea gratuita y confidencial de ayuda en ciberseguridad de INCIBE, también para empresas.
¿Cómo evitar que vuelva a pasar?
Recuperar la cuenta es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es averiguar cómo entraron y poner las medidas que lo impidan:
- verificación en dos pasos para toda la plantilla,
- un filtro de correo que pare los mensajes fraudulentos antes de que lleguen,
- una alerta cuando alguien entre en una cuenta desde un país o un dispositivo extraño,
- una charla corta con el equipo para que sepa reconocer un correo trampa.
Ninguna de estas medidas es cara, y juntas cierran la puerta por la que entran la mayoría de estos ataques.
¿Te ayudamos?
En ZEMA IT ayudamos a empresas de toda la Comunidad de Madrid a proteger su correo y sus datos. Si te ha pasado, o quieres saber si tu empresa está expuesta, pide tu auditoría gratuita: revisamos tu correo, tus equipos y tus copias, y te decimos en qué punto estás. También puedes ver cómo trabajamos la ciberseguridad para pymes o llamarnos al 910 567 591.